Strona główna · Blog · Zgłoszenie pracownika z Ukrainy do urzędu pracy – krok po kroku

Zgłoszenie pracownika z Ukrainy do urzędu pracy – krok po kroku

Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce może wymagać powiadomienia powiatowego urzędu pracy. Od 5 marca 2026…
Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce może wymagać powiadomienia powiatowego urzędu pracy. Od 5 marca 2026 roku zasady tej procedury wynikają z art. 5a ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powiadomienie składa się elektronicznie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Zanim jednak pracodawca przejdzie do formularza, powinien sprawdzić przede wszystkim legalność pobytu pracownika oraz to, czy w jego przypadku można skorzystać właśnie z tej procedury. Spis treści

Jak zgłosić pracownika z Ukrainy do urzędu pracy?

Powiadomienie składa pracodawca lub jego pełnomocnik za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Termin wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Od 5 marca 2026 roku na podstawie powiadomienia mogą pracować cudzoziemcy korzystający w Polsce z ochrony czasowej. Jednocześnie przepisy przejściowe pozwalają korzystać z tej procedury również obywatelom Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie na innej podstawie. Rozwiązanie to ma obowiązywać do 4 marca 2029 roku. Przed zgłoszeniem pracownika należy więc:
  1. sprawdzić, czy jego pobyt w Polsce jest legalny i czy może wykonywać pracę na podstawie powiadomienia;
  2. ustalić warunki zatrudnienia potrzebne do wypełnienia formularza;
  3. przygotować dane pracodawcy i cudzoziemca;
  4. złożyć elektroniczne powiadomienie do właściwego powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy;
  5. w przypadku działania przez pełnomocnika dopełnić formalności związanych z udzielonym pełnomocnictwem.
Właściwy urząd ustala się według siedziby albo miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę, a nie według miejsca, w którym cudzoziemiec faktycznie wykonuje swoje obowiązki.

Jakie są kluczowe kroki składania zawiadomienia o powierzeniu pracy?

Powiadomienie składa się elektronicznie. Przed rozpoczęciem warto przygotować dane pracodawcy i cudzoziemca oraz informacje dotyczące warunków zatrudnienia. Dzięki temu cały formularz można uzupełnić bez szukania potrzebnych informacji w trakcie. Sama procedura sprowadza się do kilku kroków:
  1. przygotowania danych pracodawcy, cudzoziemca oraz informacji dotyczących powierzonej pracy;
  2. wybrania właściwego powiatowego urzędu pracy;
  3. uzupełnienia elektronicznego formularza;
  4. wysłania powiadomienia w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.
Termin liczy się od faktycznego rozpoczęcia pracy, dlatego formalności warto uwzględnić już podczas przygotowywania zatrudnienia, zamiast wracać do nich dopiero po kilku dniach. Sprawdź jak pomagamy pozyskać pracowników z zagranicy!

Jakie dane i dokumenty należy przygotować przed zgłoszeniem?

Zakres informacji potrzebnych do powiadomienia obejmuje dane dotyczące zarówno podmiotu powierzającego pracę, jak i cudzoziemca oraz warunków wykonywania pracy. Przed rozpoczęciem wypełniania formularza warto przygotować m.in.:
  • dane identyfikacyjne pracodawcy;
  • dane osobowe cudzoziemca;
  • informacje dotyczące dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce;
  • rodzaj zawartej umowy;
  • stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
  • miejsce wykonywania pracy;
  • informacje dotyczące wymiaru czasu pracy lub liczby godzin;
  • wysokość wynagrodzenia.
PESEL ze statusem UKR może potwierdzać korzystanie z ochrony czasowej, ale nie należy przedstawiać go jako warunku wymagającego zastosowania procedury w przypadku każdego obywatela Ukrainy. Do 4 marca 2029 roku z możliwości pracy na podstawie powiadomienia mogą korzystać również obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce na innych podstawach.

Kiedy trzeba złożyć powiadomienie ponownie?

Zmiana niektórych warunków wykonywania pracy wymaga kolejnego powiadomienia powiatowego urzędu pracy. Od 5 marca 2026 roku należy zrobić to, gdy:
  • zmieni się rodzaj umowy;
  • zmieni się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
  • zostanie zmniejszony wymiar czasu pracy albo liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu;
  • zostanie obniżona miesięczna lub godzinowa stawka wynagrodzenia.
Na ponowne powiadomienie pracodawca ma 7 dni od wystąpienia danej zmiany. Nie każda modyfikacja warunków zatrudnienia oznacza więc konieczność wysyłania nowego formularza. Warto sprawdzać przede wszystkim, czy nastąpiła jedna ze zmian wskazanych w przepisach.

Co grozi za spóźnienie lub brak zgłoszenia?

Powiadomienie nie jest jedynie dodatkową formalnością. Jeżeli w danej sytuacji przepisy wymagają jego złożenia, pracodawca powinien zrobić to w ustawowym terminie. Niedopełnienie obowiązku powiadomienia powiatowego urzędu pracy stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 3000 zł. Dlatego przy zatrudnianiu większej liczby cudzoziemców warto uporządkować obieg informacji o rozpoczęciu pracy i zmianach jej warunków, tak aby terminy poszczególnych zgłoszeń nie były pilnowane przypadkowo. Trzeba też pamiętać, że legalność pracy cudzoziemca nie zależy wyłącznie od wysłania formularza. Przed zatrudnieniem należy sprawdzić jego sytuację pobytową oraz ustalić, na jakiej podstawie może wykonywać pracę w Polsce. AB OVO Solutions wspiera firmy zatrudniające pracowników z zagranicy, w tym w formalnościach związanych z legalizacją ich pracy. Przy większej liczbie zatrudnianych cudzoziemców pozwala to uporządkować procedury i terminy związane z poszczególnymi pracownikami.   Zobacz też: Pracownicy z Ukrainy – jakie branże najczęściej korzystają z ich doświadczenia? Pracownicy z Ukrainy na polskim rynku pracy – jak skutecznie zatrudniać cudzoziemców? Jak agencja pracy może pomóc w legalnym zatrudnieniu osób z Ukrainy? Zatrudnianie pracowników ze Wschodu: Jak agencje pośrednictwa pracy wspierają międzynarodowe rekrutacje?

Podobne wpisy